איך מגה ספורט הפכו את כל התהליכים לאוטומטיים
לקוח: מגה ספורט
תחום: קמעונאות ספורט
שוק: ישראל
פלטפורמה: Shopify Plus + Priority ERP
בקצרה
| מה פיתחנו | מה זה נתן |
|---|---|
| אינטגרציה מלאה של האתר | אפס עבודה ידנית |
| סנכרון מלאי בזמן אמת | מלאי מדויק בכל הערוצים |
| הזמנות אוטומטיות | מההזמנה למשלוח ללא המתנה |
| כל אמצעי תשלום | הלקוח משלם איך שנוח לו |
| משלוחים אוטומטיים | מהמחסן ללקוח בלי נגיעה |
מה היה המצב
מגה ספורט הם אחת מהרשתות המובילות בספורט בארץ, עם חנויות ואתר שצומח במהירות. ככל שהמכירות באינטרנט גדלו, התהליכים הידניים החלו ליצור עומס ובעיות רבות.
- הזמנות הועברו ידנית בין מערכות
- כל פריט עם מידה, צבע וכמות
- מלאי לא היה מסונכרן
- עדכון מחירים דרש שינויים במספר מקומות
הצוות בילה שעות על פעולות שיכלו להתרחש באופן אוטומטי. מגה ספורט היו צריכים שהאתר והמערכות יעבדו ביחד, מבלי לשבור את מה שכבר עובד.
מה עשינו
הזמנות זורמות
כשלקוח משלם באתר, ההזמנה נכנסת ל-Priority תוך שניות - ללא העתקה ידנית או המתנה.
המערכת קולטת את כל הנתונים:
- פרטי לקוח וכתובת למשלוח
- פריטים עם מידה, צבע וכמות
- פרטי תשלום מלאים
- הוראות מיוחדות והקדשות
- קודי הנחה ומבצעים
ההזמנות נכנסות ל-Priority מעוצבות ומוכנות לטיפול, בדיוק כפי שצוות הכספים והמחסן צריכים.
מלאי מדויק
אין דבר שמעצבן לקוח יותר מלהזמין מוצר שאינו זמין. המערכת שלנו מסנכרנת את המלאי של מגה ספורט ברציפות בין Priority לאתר.
כל שינוי במלאי - בין אם מדובר במשלוח חדש, מכירה בסניף או רכישה באתר - מתעדכן באופן מיידי. הלקוח רואה תמיד את המלאי המדויק, וכפתור "הוסף לסל" נעלם כאשר הפריט נגמר.
התוצאה: ללא מכירה יתר, ללא אכזבות.
מחירים מתעדכנים אוטומטית
תמחור מורכב - רגילים, מבצעים, הנחות חברי מועדון, קמפיינים פרסומיים - הכל צריך להיות מסונכרן ולהתעדכן אוטומטית.
המערכת עוקבת אחרי שינויי מחירים ב-Priority ומעדכנת את האתר אוטומטית. כשצוות הרכש מגדיר מבצע ב-Priority, הוא עולה לאוויר באתר מיד - ללא טעויות, ללא פערים.
כל דרכי התשלום
ישראלים אוהבים לשלם בדרכים שונות - כרטיסי אשראי, חיוב, ארנקים דיגיטליים, שוברי הטבות, כרטיסי מתנה ומועדון.
מגה ספורט מקבלים את כל אפשרויות התשלום הללו, וכל תשלום מתועד באופן מדוייק ב-Priority עם הקודים הנכונים. צוות הכספים רואה בדיוק איך בוצע התשלום, עם כל הפרטים הדרושים להתאמות - אפס בלגן בהנה"ח.
מה המערכת מטפלת בו:
- כרטיסי אשראי וחיוב (כל הבנקים)
- PayPal
- מולטיפס (הטבות עובדים מכל הספקים)
- תו זהב
- כרטיסי מתנה
- תשלום משולב
משלוחים רצים
כאשר המחסן מסמן "נשלח" ב-Priority:
- נוצרת מדבקת משלוח אצל ספק המשלוחים
- מספר מעקב נקלט
- הלקוח מקבל מייל "נשלח" עם קישור למעקב
- הסטטוס באתר מתעדכן אוטומטית
צוות המחסן מתמקד באריזה ושליחה, והמערכת מנהלת את השאר התהליכים.
החזרות נקיות
החזרות הן חלק טבעי מהקמעונאות, והמערכת שלנו דואגת שתהליך ההחזרה יהיה חלק ומדויק, בדיוק כמו ההזמנה.
כאשר מתחילים החזר - דרך שירות הלקוחות או מהאתר - המערכת:
- מחשבת את הסכום הנכון
- מבצעת החזר דרך אמצעי התשלום המקורי
- מעדכנת את המלאי
- יוצרת מסמך זיכוי ב-Priority
- מעדכנת את הלקוח
החזר מלא, חלקי או החלפה - הכל מנוהל באופן אוטומטי עם רישום מלא.
מידות וגרסאות
ספורט זה הרבה מידות וצבעים. לדוגמה, נעל אחת יכולה להיות ב-12 מידות ו-8 צבעים - כלומר 96 אפשרויות.
המערכת מנהלת טבלאות מידות מדויקות, כך שהלקוח תמיד רואה מה זמין במידה שלו. כשמידה פופולרית נגמרת - היא נעלמת זמנית מהאתר, וכשמגיע מלאי חדש - היא זמינה מיד.
כרטיסי מתנה
מגה ספורט מוכרים ומקבלים כרטיסי מתנה באתר. המערכת מטפלת בכל התהליך:
- רכישה דיגיטלית
- פדיון (מלא או חלקי)
- מעקב יתרה
- טיפול בתפוגה
- העלאות בכמויות לארגונים
שקיפות מלאה
הצוות של מגה ספורט רואה את כל המידע הדרוש לניהול הפעילות:
- אישורי הזמנות
- סטטוס סנכרון בין מערכות
- לוגים של עדכונים
- התראות על בעיות עם ניסיון אוטומטי
- דוחות התאמה יומיים
אם משהו דורש תשומת לב, הצוות המתאים מקבל התראה בזמן אמת.
מה זה נתן
התפעול האונלין של מגה ספורט רץ כמעט ללא מגע יד אדם. הזמנות זורמות, מלאי מדויק, מחירים מתעדכנים בזמן אמת ותשלומים מטופלים באופן אוטומטי.
הצוות שהיה עסוק בהזנות ידניות יכול להתמקד בדרים חשובים יותר - מוצרים טובים, שיווק יעיל ושירות טוב.
המערכת עיבדה עשרות אלפי הזמנות בלי לפספס.
למה זה משנה
בכל עסק כמו מגה ספורט, כל תהליך ידני זה סיכון:
טעויות בהזנה = משלוחים לא נכונים.
מלאי לא מדויק = מכירה יתר.
בעיות בתשלומים = כאב ראש בהנה"ח.
אוטומציה לא מחליפה אנשים - היא מאפשרת להם להתרכז במה שחשוב, בזמן שהשגרה מתנהלת מאחורי הקלעים.
רוצים לעבור לאוטומציה?
אם האתר והמערכות שלכם לא מדברות ביניהם, אתם עובדים פי כמה מהנדרש.